Una de las medidas clave para reducir la propagación del coronavirus COVID-19 es el distanciamiento social, lo que para muchas empresas significa suspender sus operaciones o poner a sus empleados en una modalidad de trabajo remoto desde su casa (home office).
El reto al que se están enfrentando las empresas y los empleados en esta transición al trabajo remoto es la poca preparación y experiencia con herramientas, metodologías, seguridad y colaboración remota.
De hecho, el trabajo remoto, o home office, ha estado en constante crecimiento desde hace ya unos años gracias a una gran cantidad de herramientas digitales que proporcionan soluciones a prácticamente cualquier necesidad de trabajo, desde conferencias web y correo electrónico hasta aplicaciones de colaboración virtual y plataformas de gestión de proyectos.
Si estás empezando tu incursión en el home office, estas son algunas de las mejores herramientas que ayudarán a ti y a tu equipo remoto a colaborar de manera productiva, creativa y sin problemas.
CALENDARIOS
Organiza tu agenda de trabajo en los calendarios virtuales para que no se te pase ningún evento, junta o tarea.
Una agenda y calendario virtual desarrollado por Google. Te permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que puedes invitarlos y compartir eventos. Si tienes sincronizados tus dispositivos como smartphone o asistentes como Google Home, este calendario mantendrá todas tus tareas organizadas y recibirás recordatorios para empezar tu siguiente tarea. Google Calendar tiene muchas integraciones que puedes aprovechar y funciones que harán la colaboración más fácil. Exploralo y aprovechalo. No necesitas pagar para tenerlo si tienes una cuenta de Google.
Muchas empresas usan las herramientas de Microsoft y tal vez ya estés familiarizado con Outlook, este viene integrado con un calendario que puedes compartir con tus colegas y ver los espacios abiertos para organizar una reunión. Si tu computadora no tiene una licencia de Microsoft, usar este calendario representará un costo.
Si eres usuario de Apple seguro estás familiarizado con la app de iCloud Calendar que viene instalada de fábrica en todos los dispositivos Apple. Una de sus ventajas es que puedes tener tu calendario sincronizado en todo tu ecosistema Apple, similar al Google Calendar. Si usas Siri puedes pedirle que agregue eventos a tu calendario sin mayor problema.
BOOKMARKS
Mantén organizados los sitios que más visitas o los links a artículos que estás usando para el research de un proyecto con estas herramientas.
Toby es una extensión para tu navegador Chrome y funciona como un espacio organizado donde tienes una colección de pestañas que más usas en tu navegador, lo puedes organizar por categorías para tener siempre los enlaces que más usas a la mano. Basta con abrir una pestaña nueva para ver tus colecciones.
Yo amo esta extensión de Chrome. Cuando estoy investigando un tema o escribiendo un blog tengo docenas de pestañas abiertas, pero cuando tengo que tomar un descanso de esa actividad y pasar a otra, no quiero cerrar todas esas pestañas y volver a tener que buscarlas o perder tiempo buscándolas en mi historial. Con Session Buddy puedes guardar todas las pestañas que tienes en tu ventana y luego acceder a ellas en un solo clic. También es ideal para liberar memoria RAM y evitar el desorden.
Pocket es otra aplicación popular que le permite guardar artículos, vídeos e historias de cualquier publicación, página o aplicación. Puedes volver a acceder a ellos la app. Está disponible para iOS, Android, Mac OS y como extensión de Chrome ¡Lleva tus marcadores a todas partes!
CHAT
La comunicación entre tus colegas nunca fue tan sencilla, ahora incluso podrás hacerlo desde la comodidad de tu silla sin tener que recorrer toda la oficina para pedir el reporte mensual.
Workplace de Facebook es mucho más que un servicio de mensajes, es una plataforma de colaboración para equipos remotos y gestión de proyectos. Esta plataforma de Facebook incluye mensajes, llamadas de voz y video, traductor instantáneo, integraciones con más de 50 herramientas empresariales populares. Es una herramienta muy completa que abarca más que un chat, pero la he colocado aquí porque su principal objetivo es mantener a tu equipo conectado y comunicado.
La principal mensajería en una oficina siempre ha sido el correo, pero Slack hace mucho más eficiente la comunicación. Para nosotros en CodersLink es es más que una herramienta para chatear, es casi una religión. Lo usamos para todas nuestras comunicaciones, incluso para compartir archivos, anunciar logros, compartir cosas interesantes con el equipo, interactuar con emojis y gifs, todo de una manera organizada y sin perdernos de nada. Además Slack te permite integrar un gran número de aplicaciones para que puedas controlar todo desde una pantalla.
Pro Tip: No uses WhatsApp para comunicarte con tu equipo de trabajo, es invasivo y provocarás distracciones cada vez que se recibe un mensaje porque no podrás evitar que se revisen otras conversaciones personales.
Microsoft Teams
Teams forma parte de las suscripciones premium de Office 365, es una suite de colaboración y comunicación de servicio completo para usuarios de Windows. Puedes realizar llamadas de video y VOIP dentro de la app de Teams, enviar mensajes directos y grupales a otros usuarios y compartir el trabajo desde las aplicaciones de Office 365, como PowerPoint y Excel.
REUNIONES REMOTAS Y VIDEOLLAMADAS
Planea y haz tus reuniones remotas mediante los servicios de videollamada disponibles, algunas opciones te permiten conectar hasta 1,000 personas a la vez. Si usas Slack puedes integrar cualquiera o todas estas aplicaciones para videollamadas.
Google Hangouts es la herramienta de comunicación muy sencilla y fácil de usar. Puedes chatear o hacer tus reuniones en videollamada.
Chat, reuniones online y llamadas. Si eres usuario de Office 365 tienes acceso a esta herramienta de Microsoft. Actualmente, tanto Teams como Skype están disponibles como parte del paquete Office 365 Premium, que cuesta $169.99 al mes por usuario.
Si tiene grandes reuniones de equipo que incluyen muchos trabajadores remotos, Zoom es una aplicación de video chat que usa el modo “Brady Bunch” para permitir la participación de docenas de participantes (Google Hangouts, permite una participación de 25 a la vez). Las reuniones con hasta 1,000 participantes son compatibles con una de las versiones de paga. La versión gratuita de Zoom permite hasta 100 participantes por periodos de 45 minutos.
Pro Tip: Si trabajas con equipos remotos en otras zonas horarias, puedes usar Figureitout Chrome Extension, una herramienta colorida que hará más fácil saber la hora de cualquiera de los miembros de tu equipo remoto, algo muy útil para programar reuniones.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Existen una variedad de servicios para gestionar los proyectos dentro de tu empresa, desde servicios sencillos para equipos pequeños, hasta robustos y complejos para organizar todas las necesidades de una gran empresa.
Es un espacio dedicado a la gestión de proyectos y tareas. Las actividades pueden organizarse de varias maneras: listas, tableros, cronogramas, calendarios y más. Funciona excelente para los equipos remotos debido a todas las opciones disponibles para administrar y rastrear tareas.
Float es una gran herramienta de seguimiento de proyectos. Es simple de usar y personalizable y con varias integraciones ¡Ideal para equipos pequeños!.
Es una herramienta preferida por los equipos de desarrollo de software y marketing. JIRA es una plataforma de gestión de proyectos bastante robusta. Si estás administrando un equipo muy grande, es una plataforma muy adecuada.
Es un rastreador de sprint ágil y fácil de usar que organiza la gestión de proyectos principalmente con equipos de desarrollo de software.
¡La favorita! es gratis y funciona de maravilla para organizar los proyectos de todo tu equipo en tableros que facilitan la gestión de proyectos y tareas, además de también organizar las tareas en prioridades.
Seguro has visto alguno de sus anuncios. Aquí puedes planear tus proyectos y organizar tus tareas y las de tu equipo de una manera muy intuitiva, darle seguimiento al progreso de cada objetivo y automatizar rutinas de tareas recurrentes.
PRODUCTIVIDAD
Si tienes la costumbre de hacer listas de tareas, en esta aplicación puedes crear infinidad de listas de tareas pendientes. Todoist es suficientemente simple como para usarla rápidamente y al mismo tiempo compleja para darte una tonelada de opciones personalizables.
Una herramienta interesante para equipos remotos. Todos en el equipo pueden hacer check-in diariamente; ya sea en su navegador o por correo electrónico. Los managers pueden rastrear las tareas que se han hecho, las que se están haciendo y las que están bloqueadas o no pueden ser completadas. Se pueden generar reportes de productividad para monitorear el progreso con una mirada más amplia.
ALMACENAMIENTO EN LA NUBE Y COLABORACIÓN
Más que solo el almacenamiento en la nube, Box es un cloud storage colaborativo. Puedes almacenar de todo, desde documentos confidenciales hasta los videos de la última reunión de equipo.
Google Drive no necesita presentación. Almacena todo lo que te puedas imaginar: documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más, todo con tu cuenta de Google.De igual manera puedes colaborar en tiempo real en por medio de Google Docs y etiquetar a los miembros de tu equipo para que tomen acciones en los archivos dentro de Google Drive.
El almacenamiento en la nube por elección. Dropbox tiene planes de negocio para poder colaborar en tiempo real con el contenido. También, recientemente anunció Paper, una aplicación independiente similar a Google Docs que te permite colaborar en tiempo real en documentos creados por tu equipo.
GESTIÓN DEL TIEMPO
Hay quienes trabajan mejor bajo el coaching de sus supervisores. Estas son algunas herramientas que pueden ayudar a los equipos remotos a mantenerse concentrados en el trabajo y evitar la tentación de navegar entre distracciones.
Para muchos managers, el time tracking es importante en la gestión de proyectos. Con esta herramienta se puede realizar un seguimiento de dónde los empleados pasan el tiempo y en qué tareas están trabajando en un momento dado. Incluyen hojas de tiempo en línea, grabación de pantalla, monitoreo, software de nómina, seguimiento GPS, facturación en línea y presupuesto de proyectos, y muchos más.
Time Doctor también es una aplicación de control de horas. Ayuda a realizar un seguimiento individual del tiempo de cada miembro del equipo. Te permite usar alertas y otras funciones para evitar distracciones y aumentar la productividad. Incluye un software de escritorio, una versión móvil e incluso una aplicación de Chrome.
Pro Tip: Usa estos gestores de tiempo lo menos posible y solo con el personal al que le cuesta trabajo mantenerse concentrado en su trabajo. El resto lo verá como algo muy intrusivo y puede afectar las relaciones laborales si se usa en plazos largos.
APLICACIONES PARA TOMAR NOTAS
Tomar notas es básico para mantenerte organizado y cumplir con los objetivos del equipo sin que se te olvide ninguno. Cuando trabajas desde casa es mejor que tengas todo organizado digitalmente para evitar perder tus notas por post-its robados por tus hijos o que tu cuaderno se llene accidentalmente de café.
Evernote es una excelente solución para tomar notas durante las reuniones remotas. Puedes mantener todas tus notas organizadas, sincronizarlas automáticamente en todos sus dispositivos.
Papier
Es una extensión de Chrome que te permite abrir en una pestaña nueva un bloc de notas. Es muy útil para tomar notas rápidas cuando estás en la computadora o para anotar tus ideas mientras navegas en internet. Tus notas se mantendrán aunque cierres la pestaña y para regresar a ellas solo tienes que volver a abrir una pestaña nueva.
APLICACIONES DE ESCRITORIO REMOTO
¿Cuántas veces te ha pasado que tienes que hacer algún trabajo desde casa pero todos los archivos que necesitas están en la computadora de tu oficina? Estas herramientas te salvarán de tener que ir a la oficina por esos archivos.
Accede a su computadora desde su teléfono, tableta u otra computadora. Es rápido, simple y gratis. Solo necesitas instalar esta aplicación en los dispositivos que usas y podrás acceder a ellos aunque estés de viaje lejos de casa o la oficina.
El favorito de los que dan soporte remoto. TeamViewer está disponible para Windows, OS X, iOS, Linux y Android, y es gratuito para uso personal. La transferencia de archivos, la transferencia del portapapeles, la activación por LAN y la fácil configuración lo convierten en una excelente opción para los trabajadores remotos que necesitan acceso básico al escritorio.
Una buena alternativa a TeamViewer. SplashTop admite la transferencia de baja latencia y es lo más cercano a estar sentado frente a su computadora mientras está a miles de kilómetros de distancia. La versión personal es gratuita, aunque hay un cargo para los usuarios de iOS. Al igual que TeamViewer, admite el uso compartido de pantalla, lo cual es útil si eres un profesional de TI que necesita dar soporte a los empleados.
Pro Tip: Si necesitas dar o recibir soporte técnico, estos programas te van a ser muy útiles ya que podrás dar acceso a tu computadora a quien tu decidas para que puedas revisar algún fallo que te esté provocando retrasos.
Si tienes experiencia trabajando remoto, déjanos en los comentarios otras herramientas que usas para ser más productivo en tu día.
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